入門編 : 2. 担当者と期限日を決める担当者を決める意味

タスクにはいくつもの項目を設定することができますが、その中でも「担当者」と「期限日」は特に重要な項目です。 この二項目は、よほどの事情がない限りは設定することをお勧めします。

タスクの担当者は、そのタスクを主体的に進める責任者として考えることができます。言い換えれば、担当者を決めるということは「そのタスクの責任を誰が負うのか」をはっきりさせること、とも言えるでしょう。

担当者のいないタスクは進みません

責任という言葉はおおげさに感じるかもしれません。しかし責任者のいないプロジェクトは、いとも簡単に行き先を見失ってしまいます。たとえそれが単なる一つのタスクであっても「誰が主体的に進めるのか」を明確にすることはとても重要です。

担当者が決まってない

担当者の設定されていないタスクは、主体的に進める人物が明確になっていない、迷子のような状態のタスクです。迷子のタスクは「そのタスクが今どのような状況なのか」を誰に聞けばいいのかわかりません。

迷子のタスクの状況を誰に聞けばいいのか、あるいはプロジェクト管理者であるあなたにはわかるかもしれません。しかし他のメンバーにはわからないでしょう。もしあなただけが把握できている状態なのであれば、あなた自身が担当者になるか、ふさわしい別のメンバーを設定することをお勧めします。

担当者が複数いる場合は?

プロジェクトによっては、担当者が2人以上になりそうな一つのタスクが生まれることもあるでしょう。そのような場合に、素直に複数担当者を設定するのはあまりお勧めできません。

責任者が複数になると、その分だけ一人一人の当事者意識が薄れることになりがちです。担当者一人を維持することは、タスクを主体的に進める力を維持することに繋がります。

担当者が一人になるように分割する

担当者が複数になるタスクへの対処法の一つが、担当者が一人だけになるようにタスクを分割することです。分割したそれぞれのタスクに一人ずつ担当者を設定します。

担当者が決まってない

主体的に進める一人を担当者にする

関わるメンバーの中で、最も関わりの深いメンバーを担当者にするのも対処法の一つです。担当者に設定されたメンバーがそのタスク限定の管理者のような役割を持って、複数のメンバーとタスクの処理にあたります。

担当者を入れ替えていく

タスクの進行に応じて、ふさわしい担当者に次々と変更していく方法です。キャッチボールのようにタスクを受け渡していくイメージです。担当者になったメンバーは、その間主体的にタスクに取り組み、次の担当者へと渡していきます。

タスクには責任者が必要ばい!