入門編 : 3. 進み具合を把握する今の状況を知る

タスクは作ってしまえば終わりというものではありません。実際にタスクに着手し、状況に合わせて調整していく必要があります。 そのためには多種多様なタスクが「今どのような状態にあるか」を管理者であるあなたが把握しなければなりません。

タスクをメンバーに割り振る

期限日を過ぎているタスクは危険信号

期限日を既に過ぎているタスクは最優先で状況を把握するべきタスクです。期限日を過ぎても完了していないということは、当初の想定よりも大きなタスクだったか、何か問題が起きたということです。

担当者に状況を確認し、対処しましょう。

処理中のタスクは要チェック

処理中のタスクの状況を把握しておくと、トラブルの発生を未然に防ぐことができます。また、何か問題が発生してしまった、という時でもすぐに行動に移れます。

「期限日までに終われそうか」と「何か困っていることはないか」を確認していきましょう。

Note

進み具合を管理する手段として進捗率を%で提示する手法は一般的ですが、お勧めできません。進み具合を%で正確に表現できる種類のタスクは、実はあまり多くないためです。
結果的に進捗率という項目自体が形骸化して、あまり意味のない項目を設定する手間だけが残ってしまうのでは本末転倒です。

あくまで「期限までに終わるかどうか」に着目することが重要です。

未着手のタスクにも気を配る

余力があれば、未着手のタスクにも気を配りましょう。プロジェクトを取り巻く状況は日々変わっていきます。不要になったタスクや、逆に作業内容を追加するべきタスクはないでしょうか。

今より少し先の状況まで予想しておけば、問題への対処能力はさらに増すことでしょう。

状況を確認して問題が起きてないかチェックばい!