入門編 : 3. 進み具合を把握する確認の頻度はどのくらい?

進み具合を確認する間隔をどれくらいの頻度にするかは少し難しい問題です。

こまめに確認の時間を取ることがプロジェクト管理に有益な場合が多いのは確かなのですが、その分だけ確実にメンバーの時間を奪うことにもなります。また、管理者であるあなたに時間的な余裕がないこともあるでしょう。

Tips
ツールで確認の手間を軽減する

BacklogやRedmineなどのツールでタスクを管理することで、進捗報告の手間を軽減し、現状の把握をスムーズにできます。プロジェクトの開始時に導入を検討してみるのも良いでしょう。

また、実践編ではツールを使うメリットや運用例についてお話しします。一度目を通してみてください。

大事なのは問題発生から気づくまでの時間差を短くすること

毎日会議と週一会議

進み具合を確認するそもそもの目的は、問題が発生していたり、発生の予兆が出ていないかを知るためです。ですから、問題が発生してから管理者であるあなたがそのことに気づくまでの時間差が短ければ短いほど良い、ということになります。

メンバーの作業を邪魔せず、問題発生をすばやく知れるちょうど良いバランスを模索しなければなりません。一例として、毎朝確認するパターンをお話しします。

毎朝の進捗報告

朝会やスタンドアップミーティングと呼ばれる、近年広がって来た進捗確認の手法です。

これは、毎朝10分から15分ほどの短時間で終わる、進捗報告会を開くパターンです。毎日行うものですので、できるだけ短時間で終わらせてしまうことが重要です。毎日ざっと現状を確認することで、問題が発生しても次の日には対処に動けるようになります。

プロジェクトやチームの特性に応じた頻度

確認のふさわしい頻度はプロジェクトやチームの特性に応じて変わります。

例えば、あなたのチームメンバーの経験が豊かであれば、それほど確認をする必要はないかもしれませんが、経験の浅いメンバーが多いのであれば、こまめに話を聞いたほうがスムーズに進むかもしれません。

またあなたのチームが、問題が発生したらメンバーがすぐに情報を共有する文化を持っているのであれば、確認の頻度はそこまで頻繁でなくても良いでしょう。

反対に、メンバーから問題点がなかなか挙がってこないチームである、と考えている場合は、毎日の朝会を開くなど、確認の頻度を上げることが効果的かもしれません。

Tips
メンバーと話し合える空気を作る

メンバーが問題を報告しやすい空気を作ることは、プロジェクト管理において思いの外、重要です。ミスや問題をチームで共有できる文化は、結果としてプロジェクトの管理者の負担を軽くします。

実践編のメンバーの協力を得るでは、チームの雰囲気作りについてお話ししています。

ちょうどいい頻度で状況を確認するばい!