入門編 : 3. 進み具合を把握する進捗会議で何を話すのか

進捗会議はその名の通り、進捗状況を共有するための会議です。ですから極論を書いてしまうと、完璧に状況が把握できているのであれば進捗会議は必要ない、とも言えます。

会議の場を設ける場合には時間を決めて、なるべく短時間で情報共有を済ませるようにしましょう。

Tips
会議は簡潔に!

会議は参加している参加者全員の時間を使います。その会議の目的を明確にし、終了時間をしっかり決めて開くことを心がけましょう。

進捗会議で話すこと

進捗会議では、各メンバーに以下の三つについて軽く話してもらうと良いでしょう。

これまでやったことを共有する

以前の進捗会議からこれまでに行ったタスクについて、簡単に説明します。

これからやることを共有する

次の進捗会議までにやる予定のタスクについて、簡単に説明します。

問題があれば問題を共有する

進捗の遅れの他、何か問題を抱えている状態であれば、簡単に説明します。

進捗会議では対策を話し合わない

意外に思えるかもしれませんが、進捗会議の場では対策について(すぐに答えが出せるもの以外は)話し合わないことをお勧めします。

進捗会議は問題を解決する場ではありません。参加者にはその問題と関係の薄いメンバーもいるでしょう。対策について話し合っている間、蚊帳の外のメンバーは時間を無駄に使っていることになります。

問題があることが判明したら、一旦場を改めて、関係者だけを集めて議論をすると良いでしょう。

進捗会議はサッとやってパッと終わるばい!