入門編 : 4. タスクを更新するタスクを更新し続ける

タスクは一度設定すればずっと変わらないというものではありません。いわばタスクは生もののようなもの。プロジェクトの状況が変われば、それに合わせてタスクも常に更新していかなければ、すぐに古くなってしまいます

それでは、更新が必要なタスクとはどのようなタスクでしょうか。

期限日を過ぎているタスク

既に何度か書いているように、期限日を過ぎているタスクは最優先で更新しなければなりません。完了していないのであれば期限日を新しく設定しましょう。その結果、他のタスクの期限日やプロジェクト全体のスケジュールも変動するかもしれません。

担当者がふさわしくないタスク

進行に応じて、タスクの担当者が変わっていくことは多くあります。担当者の設定が現状に沿っていないと考えられる場合は、ふさわしい担当者に変更しておきましょう。

詳細が曖昧なタスク

タスクを作った時点では詳細を詰めることができず、曖昧な内容でタスクを作ることもあるでしょう。そのようなタスクは、プロジェクトの進行によって詳細が確定してきた時点で内容を具体的に書き直すことをお勧めします。

期限日や担当者が設定されていないタスク

タスクを作った時点では、適切な期限日や担当者を設定することが難しいタスクも往々にしてあるものです。これも詳細が曖昧なタスクと同様に、適切に設定できるようになった時点で設定しましょう。

終わっているはずなのに完了になっていないタスク

タスク管理をしていると、このようなタスクが案外残ってしまいます。状況を確認して、本当に完了しているのであれば消していきましょう。

この種類のタスクは「タスクを最新に保つ」というチーム内の意識が低いときに生まれてしまいがちです。チームにこの文化を根付かせるためにも、積極的に対処していきましょう。

何より、終わっているはずのタスクがいつまでも残っているのを眺めるのは、精神衛生上あまり良くありません。

タスクはいつでも新鮮にしておくばい!