実践編 : 便利なツールをつかう常に最新の情報を参照できる

プロジェクトは常に状態が変化していきますし、またそれが健全な状態です。管理者はその情報を得ながら全体のバランスを取っていくことを求められます。 特にタスクは頻繁に状態が変化していく要素です。プロジェクトの関係者が、常に最新のタスク情報を得られることはとても重要です。

プロジェクト管理ツールを使うと、メンバーが古いままの情報を参照しながらタスクを進めていくことを防ぐことができます。

タスク更新の手間が減れば情報の鮮度が高まる

入門編のタスクを更新し続けるでもお話ししたように、タスクはその内容や項目を頻繁に更新していくべき要素です。頻繁に更新するものですから、更新作業の手間が減る精神的な影響は大きいものです。

プロジェクト管理ツール上でタスクを更新すれば、その瞬間から誰がアクセスしても最新の情報を参照できるようになります。ファイル名に日付をつける必要もありませんし、変更の履歴は全て残っていきます。

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タスクの更新が手間に感じたら

ツールを利用していてもなお、タスクの更新が面倒に感じてしまうことがあることでしょう。タスク更新の手間をさらに減らすことは、プロジェクトをさらに健康にすることに繋がります。以下の点などに注目しつつ、タスク管理の運用を見直して見ましょう。

  • タスクの大きさが小さすぎないか
  • タスクの設定項目が多すぎないか
  • タスク更新の頻度が高すぎないか

複数人で同時にタスクを更新できる

タスクの更新をするのは管理者であるあなただけではありません。タスクを担当しているメンバーや、何か重要なことに気づいたメンバーが更新をすることもあるでしょう。

そのような時にプロジェクト管理ツールを使えば、他のメンバーの作業を邪魔することなく、並行して更新を進められます。

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管理ツールを使わないと同時に更新できない?

例えばExcelファイルを利用してタスクの管理を行っている場合、Excelに用意されている共有機能を使用することもできます。ですがこの方法は、WindowsとMac間の互換性の問題など、様々な課題を抱えたままであることも事実です。

Webベースのプロジェクト管理ツールであれば、Webブラウザさえ動けば、ほとんどのOSで利用することができます。

ツールのメリットをうけながら、手間の少ないやりかたを目指すばい!