実践編 : 便利なツールをつかうあとで探しやすい

プロジェクト開始時だけでなく、進行に応じてタスクは次々と生まれてきます。プロジェクトを進めれば進める程、以前作成したタスクを探したい場面が多くなるでしょう。

またプロジェクトが大きくなるにつれて、タスクも多くなります。付箋やノートに書いていると量が膨大になってしまいますから、以前作成したタスクなどを参照しにくくなります。

以前つくったタスクを頑張って探している様子

このような場合にツールを使用してプロジェクト管理を行っていると、以前作成したタスクを確認したいときや、内容を思い出したい時に非常に便利です。

手軽に探して確認

例えば、以前に対応したタスクに関しての見直しが入った場合に、対応していたタスクの経緯やタスクの目的などを振り返ることが簡単にできます。見直す際の判断材料として大いに活用できるでしょう。

他にも、タスクに設定できる「担当者」「期限」などをしっかりと入れていれば、その情報を元にタスクを探すこともできます。

検索機能をつかってうまくタスクを探している

たくさんのタスクの中から目的のものを探しだす時間は、思わぬ時間をとられてしまいがちです。検索機能を使いながらスピーディーにプロジェクトを進行させていきましょう。

tips
やりとりは関連するタスクで行おう

口頭、メール、チャットなど、コミュニケーションのやりかたは様々です。振り返った時に以前のやりとりがどこにあるかわかりやすくなるように、コミュニケーション方法を決めておくと良いでしょう。

タスクにコメントを記入できる場合は、それを活用することをおすすめします!

あとで探しやすく、タスク名前を工夫したりするのもよかばい!