実践編 : 周囲の人を巻き込むコミュニケーション

主にタスクや情報の管理についてお話ししてきましたが、最後に少し目線を変えてみましょう。

プロジェクトの成功に欠かせないものとして、円滑なコミュニケーションがあります。

チーム内のコミュニケーションがスムーズかどうかは、プロジェクト管理のしやすさをとても大きく左右します。 メンバー同士が良い点や問題点について、良い雰囲気で話し合える状態であれば、管理者であるあなたの負担は劇的に下がるでしょう。

話かけられるのも管理者の仕事

話しかけやすい管理者

管理者であるあなたが、メンバーから話しかけられなくなっている場合、危険な兆候だと考えなければなりません。

あなたがチームメンバーとして仕事をしている時に、管理者はいつも不機嫌で忙しそうにしていて話しかけづらい、と思ったことはないでしょうか。また、いざ話しかけてみると、面倒そうな顔をされたことはないでしょうか。

そのようなことが続けば、その管理者にはなんとなく話しかけにくくなってしまいます。

この「なんとなく話しかけにくい」という状態は要注意です。このような環境では、メンバーが重要な知見を得た時にチーム内に情報共有するという文化が育ちません。

話しかけられるのは頼りにされている証拠だと考え、真摯に対応しましょう。

否定は表現のしかたに注意

自分の意見を説明している管理者

管理者という立場であれば、メンバーの仕事のやりかたや成果物について、否定をしなければならないこともあるでしょう。その際、表現方法に気を配ることで、相手が指摘を受け入れやすくなります。

こちらの求めていることを説明する

否定をするということは、こちらの求めていることと相手の認識がズレている、ということです。まずはそのズレについて、お互いの認識を一致させましょう。

またこの点について相手と話せば、結果として相手側の意見がより良い、という結論に達するかもしれません。

否定の理由を説明する

なぜそれを否定するのか、理由を伝えることで相手は納得感を得られます。指摘を受けての方向修正もスムーズになります。

Tips
答えを教える? 教えない?

教育を目的として「ダメな理由は自分で考えろ」という場合がありますが、その効果については検討の余地があります。もし自分の中に答えとして明確な理由があるのであれば、その情報は共有するべきではないでしょうか。

教育のために考えさせるとしても、考えるのはある程度の時間で一区切りして、その後は自分の考える答えをしっかり提示することをお勧めします。

物事には言い方というものがあるばい!